بسياري از افراد با آگاهي از اصول نامه‌ نگاري به راحتي مي توانند مفاهيم و خواسته خود را به فرد مقابل انتقال دهند و به هدف شان برسند. نامه نگاري به خصوص در ادارات داراي اصولي است كه عدم توجه به آن ها ممكن است براي تان دردسر ايجاد كرده و يا كارتان را عقب بياندازد. سپردن اين كار به دست افرادي كه با چهارچوب هاي اداري آشنايي دارند نيز به شما براي پيشبرد كارهايتان كمك مي‌كنند. اما اگر خودتان نامه نگاري را فرا بگيريد مي توانيد از آن در هر مكاتبه اي استفاده بكنيد. مركز كاردوك علاوه بر برگزاري دوره هاي آشنايي با نامه نگاري به شما مشاوره و خدمات لازم جهت پيشبرد مسيرهاي اداري ارائه مي دهد.

براي دريافت مشاوره در زمينه اصول نامه نگاري مي‌توانيد با مشاوران مركز مشاوره كاردوك از طريق شماره09351520300 تماس بگيريد.

منبع: اصول نامه نگاري

اصول نامه‌ نگاري

با يادگيري اصول نامه نگاري غير از نامه هاي اداري مي توانيد براي نوشتن نامه‌هاي دوستانه، نامه به آشنايان و يا خويشاوندان يك شروع و يك پايان خوب داشته باشيد. بنابراين ابتدا لازم است با انواع نامه ها، اصول، نحوه انتخاب عنوان و ساير موارد آشنايي پيدا كنيد.

انواع نامه‌ها

شما قبل از شروع به نوشتن بايد در نظر داشته باشيد كه مخاطبتان كيست و چه فرد يا سازماني قرار است نامه شما را بخواند. عدم توجه به خواننده نامه، محتواي شما را بي ارزش و فاقد اعتبار مي كند. در زير 5 دسته از انواع نامه ها را اشاره كرده ايم.

• نامه اداري و حقوقي
• نامه خويشاوندي
• نامه‌هاي دوستانه
• نامه‌هاي كوتاه
• نامه‌هاي گويا

اصول دقيق نامه نگاري

در دنياي ديجيتال امروزي نامه نگاري نيز دچار تحولاتي شده است. شما با دانستن اصول نامه نگاري به طور مفيد مي توانيد از آن ها در نامه هاي ديجيتال خود نيز استفاده بكنيد.

انتخاب كاغذ مناسب

انتخاب كاغذ مناسب يكي از اصول مهم و كاربردي براي نامه نگاري اداري است. از اين رو بايد بتوانيد كاغذ مناسبي را براي نوشتن نامه‌هاي خود استفاده كنيد. كاغذ شما بايد خط دار، تميز و يك دست باشد. هرگز كاغذي را به دو نيم پاره نكنيد تا در آن نامه بنويسيد. سايز كاغذ شما بايد متناسب با مخاطب يا ارگان مورد نظر باشد. اگر براي نزديكان خود نامه مي‌نويسيد بايد از كاغذ با سايز كوچكتر و اگر براي افراد در ادارات و شر‌كت‌ها نامه مي‌نويسيد، بايد از كاغذ با سايز بزرگ استفاده كنيد.
در مورد نامه هاي ديجيتال نيز اسم كاربري و آدرس صندوق پست الكترونيكي (e-mail) كه با آن نامه را ارسال مي كنيد اهميت دارد.

اصول نامه‌ نگاري | قلم مناسب

يكي از مهم‌ترين ويژگي‌هاي يك نامه نگاري خوب استفاده از قلم مناسب است. قلم شما بايد رنگ پس ندهد و رنگ واضحي داشته باشد. از اين رو براي نوشتن مي‌توانيد از روان نويس استفاده كنيد. ترجيحاً رنگي كه براي نوشتن انتخاب مي‌كنيد بايد مشكي و يا آبي پر رنگ باشد. در نامه هاي ديجيتال نيز اين مورد اهميت زيادي دارد. اندازه و رنگ حروف را بايد طوري انتخاب كنيد كه به راحتي خوانده شود.

خط خوش و خوانا

هر چقدر دست خط شما زيبا و چشم نواز باشد، خواننده را به خود جلب مي‌كند، به خصوص در نامه‌هاي اداري. از اين رو فرد ترغيب مي‌شود تا انتهاي نامه شما را بخواند. پژوهشگران معتقدند كه نوشتن نامه با يك خط زيبا مطلب را براي فرد جذاب‌تر نشان مي‌دهد. از اين رو سعي كنيد با صبر و حوصله بنويسيد تا دست خط شما خراب نشود. بنابراين در نامه هاي ديجيتال نيز از فونت زيبا مي توانيد استفاده كنيد. فونت b nazanin يكي از محبوب ترين فونت ها در تايپ فارسي است.

اصول نامه‌ نگاري | استفاده از پاكت نامه

بسته بندي نامه‌ به صورت خيلي شيك و تميز در پاكت نشان دهنده وجهه اجتماعي شماست، چرا كه اين نشان دهنده احترام به مخاطب است. براي نامه‌هاي اداري از پاكت‌هاي نامه رسمي كه كاملاً سفيد هستند استفاده كنيد و براي نامه‌ها دوستانه مي‌توانيد از پاكت‌هاي فانتزي و رنگي استفاده كنيد. پس در انتخاب پاكت نامه خود دقت داشته باشيد.

عناوين مهم در اصول نامه‌ نگاري

نام و ياد خدا

در نامه‌هاي رسمي (به خصوص در ايران) بسيار معمول است كه در ابتداي كاغذ سخن خود را با بسمه تعالي آغاز مي‌كنند. به كار بردن نام خدا در نامه هاي مربوط به آموزش و پرورش، وزارت خانه ها، بيمه، دادگستري و ساير ادارات بسيار مرسوم و به نحوي چهارچوب نامه نوشتن مي باشد. حال آن كه در نامه هاي دوستانه نوشتن آن كمي عجيب به نظر شايد برسد.

عنوان

در نامه‌هاي رسمي بعد از نام خدا عنوان را قرار مي‌دهند. مثل «درخواست استخدام براي نهاد دولتي». در نامه‌هاي دوستانه هم بايد عنوان درج گردد. به ياد داشته باشيد كه انتخاب عنوان بسيار اهميت دارد، چرا كه اولين قدم براي جذب مخاطب به خواندن نامه شماست.

سلام و درود

در اين قسمت بعد از عنوان چه در نامه‌هاي دوستانه و چه در نامه‌هاي رسمي بايد با سلام و درود آغاز كنيد. مي‌توانيد نام فردي كه قرار است او را مخاطب قرار دهيد را درج كنيد. در نامه‌هاي رسمي نام و فاميل فرد مورد نظر را به صورت رسمي و در نامه‌هاي دوستانه نام فرد را مي‌توانيد خودماني‌تر درج كرده و سلام و درود خود را تقديم آن كنيد.

متن

متن نامه بايد كليه نكات مهمي را كه شما مي‌خواهيد به طرف مقابل خود بگوييد را در برداشته باشد. متن نامه بايد ساده و روان باشد. براي نامه‌هاي اداري هم بهتر است از كلمات پارسي و با ادبيات بسيار ساده و رسمي منظور خود را برسانيد. در نامه‌هاي دوستانه مي‌توانيد متن خود را خودماني‌تر بنويسيد.

پايان نامه

پايان نامه شما بايد به نوعي خلاصه كلام شما و خداحافظي باشد. براي نامه‌هاي رسمي مي‌توانيد پايان نامه خود را با عبارت با احترام و براي نامه‌هاي دوستانه با عبارت سپاسگزارم آن را به پايان برسانيد.

نكات مهم در اصول نامه‌ نگاري

1- قواعد گرامري را به طور كامل رعايت كرده و دقت كنيد فعل و فاعل را درست و در جاي خود قرار دهيد.

2- در انتخاب كلمات خود دقت كنيد بيش از حد ساده و بيش از حد پيچيده نباشد.

3- در طول نوشتن دائم به خود يادآوري كنيد كه مخاطب شما چه كسي است.

4- نقطه‌گذاري، گيومه، پرانتز و... را به صورت دقيق در نامه خود مشخص كنيد تا مخاطب بداند كه در كجا جمله شما به پايان مي‌رسد.

نتيجه گيري درباره اصول نامه‌ نگاري

يادگيري اصول نامه نگاري به شما كمك مي‌كند كه بتوانيد بهترين نامه‌ها را براي افراد مختلف و نهادهاي گوناگون بنويسيد. هر چقدر اين كار را حرفه‌اي‌تر انجام دهيد نتيجه‌اي كه از نامه‌ي خود دريافت مي‌كنيد هماني است كه به دنبالش بوديد. اصول نامه نگاري حرفه‌اي را بايد تمرين كنيد تا بتوانيد در اين كار خِبره شويد.

سؤالات متداول در خصوص اصول نامه‌ نگاري

سايز كاغذ نامه‌هاي اداري بايد چقدر باشد؟

در نامه‌هاي اداري مي‌توانيد بسته به حجم نامه از كاغذ  A4 و A5 استفاده كنيد.

آمادگي براي نوشتن نامه‌ چقدر مهم است؟

نخستين مرحله براي هر نوع نوشتن چه اداري و چه غير اداري آمادگي در نوشتن نامه است. براي نوشتن يك نامه بايد هم از نظر فكري و هم از نظر فيزيكي آمادگي لازم را داشته باشيد و بعد از آن مي‌توانيد با آموزش نامه نگاري يك نامه مناسب تهيه نماييد.

براي دريافت مشاوره در زمينه اصول نامه نگاري مي‌توانيد با مشاوران مركز مشاوره كسب و كار كاردوك از طريق شماره09351520300 تماس بگيريد.

منبع: اصول نامه نگاري