تنخواه گردان

تنخواه حسابي است كه به ثبت شركت رسيده و فردي كه حساب تنخواه در اختيارش قرار مي‌گيرد، تنخواه‌گردان يا تنخواه دار ناميده مي‌شود. تنخواه‌گردان بايد مطمئن و امين امور مالي و صاحبان شركت باشد. با اين حال هر هزينه‌اي كه توسط تنخواه‌گردان مطرح مي‌شود بايد با سند رسمي به امور حسابداري تحويل داده شود.

تنخواه گردان در حسابداري چيست؟

جهت تسهيل كار و انجام امور روزمره و پرداخت هزينه‌هاي جزئي شركت، مقداري وجه نقد در حسابي تحت عنوان تنخواه قرار داده مي‌شود. در هر شركتي چنين جريان مالي رخ مي دهد اما ممكن است در دفاتر رسمي ثبت نشود. تنخواه‌دار معمولا يكي از پرسنل است كه جهت انجام خريدهاي روزانه و پرداخت هايي كه با چك امكان‌پذير نيست، مبلغي وجه نقد در اختيارش قرار مي دهند. تنخواه‌دار موظف است كليه رسيد‌ها، فاكتورها و اسناد مالي را نزد خود نگه دارد و در بازه زماني مشخص شده به حسابداري تحويل دهد.

براي دريافت پلمپ دفاتر قانوني كليك كنيد.

اهميت ثبت و ضبط همه خريدها

ثبت مخارج در مورد هزينه‌هاي جزئي نيز اهميت دارد. چرا كه در پايان هر دوره مالي با بررسي پرداخت هاي كوچك متوجه مي شويد كه در مجموع هزينه‌ي زيادي كرده ايد. هر چه ترازنامه شركت دقيق‌تر باشد؛ شما بهتر مي توانيد در مورد هزينه ها برنامه‌ريزي و مديريت داشته باشيد.
جهت صحت و درستي حساب ها نيز تنخواه دار موظف است، اسنادي با ذكر زمان، ميزان، جنسي يا خدمت خريداري شده را تحويل دهد.

نظارت توسط مديريت بخش حسابداري

بعد از تحويل رسيد‌ها و اسناد به حسابداري، مدارك توسط مديريت بخش حسابداري و مدير تنخواه امضا مي‌شود. سپس اسناد در بخش حساب تنخواه بايگاني و نگهداري مي‌شود. تنخواه بايد در حسابي ثبت شده در حسابداري شركت قرار داشته باشد و كاملاً قانوني باشد.

ويژگي‌هاي تنخواه دار

مديريت شركت بايد در انتخاب تنخواه دار دقت و وسواس لازم را به خرج دهد. اين فرد بايد كاملاً قابل اعتماد و امين شركت باشد. هر مبلغي كه در حساب فرد تنخواه است بايد براي امورات مالي شركت خرج شود و تنخواه دار نبايد از آن استفاده‌هاي شخصي كند. در شركت‌ها و مؤسسات بزرگ تنخواه دار يك شغل مهم و اساسي است، از اين رو چنين شركت‌هايي در انتخاب اين افراد دقت و وسواس زيادي به خرج مي‌دهند، چرا كه بخشي از منابع مالي شركت را در اختيارشان قرار مي‌دهند.

اهداف تنخواه گردان در شركت‌ها

1- پرداخت‌هايي راحت و ساده

با استفاده از چنين حسابي هزينه‌هاي جاري و جزئي در شركت‌ها به راحتي و دقت بالايي پرداخت خواهند شد. البته گاهي از اين حساب مي‌توان هزينه‌هاي مهم و ضروري را هم پرداخت كرد.

2- كم كردن حجم عمليات‌هاي حسابداري در شركت‌ها

پرداخت بخشي از هزينه‌ها با استفاده از حساب تنخواه‌گردان سرعت عمليات‌ها را بالا برده و از حجم آن‌ها مي‌كاهد.

3- كنترل وجوه نقدي شركت

وقتي شركتي بتواند روي وجوه نقدي خود كنترل داشته و ميزان خروجي و ورودي وجوه نقدي خود را كنترل كند، در واقع براي ايجاد حاشيه امن اقتصادي تصميمات مناسب‌تري مي‌گيرد. حساب تنخواه مي‌تواند در اين زمينه كمك كننده باشد. مديريت هزينه‌هاي نقدي با استفاده از حساب تنخواه‌گردان آسان‌تر و دقيق‌تر صورت خواهد گرفت. براي آشنايي بيشتر با روش هاي جلوگيري از ضرر مالي كليك كنيد.

انواع تنخواه گردان

تنخواه‌گردان در شركت‌ها بر اساس سياست‌هاي خاص هر شركتي وظايف مختلفي دارند كه به ترتيب تنخواه‌گردان متغير، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدي، تنخواه گردان تعهدي، تنخواه گردان اصلي و تنخواه گردان فرعي است كه در ادامه دو مورد از مهم‌ترين و رايج‌ترين آن‌ها را توضيح مي‌دهيم.

1- تنخواه گردان ثابت

شركت هر ماه در صورتي كه امور مالي موافقت كند، براي پرداخت هزينه‌هاي شركت، مبالغ مشخصي به حساب تنخواه گردان واريز مي‌كند. تنخواه گردان هم بايد در پايان هر ماه ليست خريدهايي كه انجام داده را به حسابداري تحويل دهند. البته اين جزو وظايف اصلي تنخواه گردان ثابت است كه در پايان هر ماه و يا دوره‌هاي مالي گزارش پرداختي‌هاي خود را به حسابداري ارائه دهد. تنخواه‌گردان ثابت تنها بايد هزينه‌هايي كه از قبل مشخص شده اند را پرداخت كند.

2- تنخواه گردان متغير

در روش تنخواه گردان متغير مديريت شركت سقف مشخص و دقيقي را براي حساب تنخواه گردان در نظر مي‌گيرد. در اين روش نيز تنخواه‌گردان بايد كليه رسيدها، اسناد خريد، مبلغ باقي مانده را برابر با مبلغ اوليه حساب تنخواه تحويل دهد.

ماهيت تنخواه گردان در شركت‌ها و امور حسابداري

ماهيت اصلي تنخواه بر اساس اصول دارايي است و شبيه صندوق‌ها عمل مي‌كند. در واقع وقتي اين حساب بدهكار مي‌شود به مبلغ آن اضافه مي‌كنند و وقتي بستانكار مي‌شود از حساب كم مي‌كنند. در امور حسابداري شركت‌ها و يا امور مالي مؤسسات بايد يكي از روش‌هاي تنخواه ثابت و يا متغير را مورد استفاده قرار دهند. امروزه نرم‌افزارهاي دقيق حسابداري روي كار آمده‌اند كه شما به راحتي مي‌توانيد عمليات تنخواه‌گردان را انجام دهيد و مشكلي در اين خصوص نداشته باشيد.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق‌ها در چيست؟

اولين تفاوت در اين است كه هر پرداختي در صندوق‌ها به صورت روزانه ثبت مي‌شوند اما در روش تنخواه گردان تنها زماني كه واريزي‌ها انجام مي‌شود، كارهاي ثبت و ضبط صورت بگيرد. دوم اينكه پرداخت‌هايي كه براي حساب تنخواه صورت مي‌گيرد در جهت منافع و نيازهاي مشخصي تعيين شده است اما براي صندوق‌ها هيچ محدوديتي در اين زمينه وجود ندارد.

نكات مهم در خصوص افتتاح حساب تنخواه گردان

1- صلاحيت تنخواه‌گردان براي دريافت مسئوليت بايد مورد بررسي و اثبات قرار گيرد.

2- هر مبلغي كه مي‌خواهيد به تنخواه‌گردان بدهيد بايد توسط هيئت مديره بررسي گردد.

3- پرداخت پول به حساب تنخواه‌گردان بايد به يكباره انجام شود.

4- وقتي هزينه را به حساب تنخواه‌گردان واريز مي‌كنيد بايد رسيد آن را نيز دريافت كنيد.

5- تنخواه دار بابت هر چيزي كه خريد مي‌كند و از حساب برمي‌دارد، بايد فاكتور و يا قبض معتبري ارائه دهد.

6- هر سندي كه توسط تنخواه دار ارائه مي‌گردد بايد به صورت دقيق و حساب شده بايگاني گردد.

7- اگر نياز مي‌بينيد مي‌توانيد براي تضمين حُسن انجام كار از تنخواه دار سفته و يا چك دريافت كنيد.

نكات مهم در رسيد تنخواه دار

1- مبالغ هزينه شده بايد به صورت عدد و حروف در سند قيد گردد.

2- تنخواه‌گردان و مدير حسابداري بايد اسناد ارائه شده را امضا كنند.

3- در رسيد بايد شناسه اقتصادي و مؤسسه مورد نظر، كد ملي، شناسه خريدار، تاريخ فاكتور، شماره سريالي كه بر روي فاكتور چاپ شده است، به طور كامل ارائه گردد.

4- نام فروشگاه و هر جايي كه فرد خريد خود را انجام داده بايد به صورت دقيق و مشخصي ذكر شود.

5- فاكتوري كه تنخواه دار آن را ارائه مي‌دهد نبايد هيچ خط و خشي داشته باشد، در غير اين صورت اعتبار ندارد.

سخن پاياني…

مديريت هزينه‌هاي جزء و كوچك در شركت‌ها و مؤسسات مختلف كمك مي‌كند تا مديران بدانند در چه زمينه‌هايي بايد صرفه جويي كرده و چه زمينه‌هايي بايد هزينه‌هاي بيشتري پرداخت كنند. تنخواه گردان كمك مي‌كند صفر تا صد جزئيات هزينه‌هاي شركت به دست آيد و اين مهم باعث مي‌شود تا اهداف مالي تعيين شده در يك سال مالي، به راحتي به وقوع بپيوندد.

براي ثبت‌نام يا دريافت مشاوره كسب و كار مي‌توانيد با مشاوران مركز كاردوك از طريق شماره 02166418908 تماس بگيريد.

منبع: تنخواه گردان حسابداري | آشنايي با انواع و فرم تنخواه گردان