هدف از مديريت فرآيندهاي كسب و كار

در اغلب سازمان‌ها به دليل جزيره‌اي و يكپارچه نبودن سيستم‌هاي نرم‌افزاري مورد استفاده، فرايند انجام امور طولاني و امكان نظارت و كنترل و تحليل وضعيت بنگاه بسيار مشكل است.

مديران بنگاه‌ها نرم‌افزار مطمئني مي‌خواهند كه بدون نياز به كدنويسي‌هاي اختصاصي كه بسيار پرهزينه، زمان بر و داراي خطا‌ها و باگ‌هاي فراواني است؛ بتواند تمامي فرايندهاي بنگاه در زنجيره تامين، توليد و ارائه خدمات در حوزه‌هاي تخصصي (اداري، مالي، مديريتي، فني و تكنيكي) متناسب با استراتژي هاي سازمان بازمهندسي و يكپارچه نمايد.

معرفي نرم‌افزار بيزاجي

يكي از شركت‌هاي بين‌المللي طراحي و توسعه مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار بيزاجي (Bizagi) است. بيزاجي مجموعه كامل BPM را به صورت سه محصول ارائه داد كه براي اتوماسيون فرآيندهاي مديريت كسب و كار مورد استفاده قرار مي‎گيرند.

اين سه محصول اصلي به نامهاي Bizagi BPMN Modeler ،Bizagi Studio و Bizagi Engine است كه معمولا در مديريت فرآيندهاي كسب و كار، طراحي، مدل سازي و بهبود فرآيند كسب و كار، توسعه اپليكيشن‌هاي مديريت متناسب با وضعيت هر بنگاهي قابليت پياده سازي و استفاده را دارد.

BPMS بسته نرم‌افزاري است كه بدون نياز به كد و برنامه نويسي و صدمه زدن به ساختارهاي موجود با استفاده از تيم‌هاي تخصصي بنگاه و كارشناسان متخصص ضمن آموزش كاركنان قادر است به عنوان ابزاري قدرتمند و سريع در چند مرحله مديريت فرايند كسب و كار بنگاه را با تضمين امنيت، قيمت بسيار پايين و كاربر پسند پياده‌سازي نمايند.

كارايي نرم‌افزارهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار

نرم‌افزارهايي چون بيزاجي ميزان كارايي و اثربخشي فرآيندهاي سازمان را ارتقا مي‌دهند. دراين روش همزمان با شناسايي، طراحي، اجرا و پايش مي‌توان به راه‌هايي براي بهبود و ارتقاي مستمر فرآيندهاي اجراي كسب و كار دست پيدا كرد. چرا كه هدف از به كارگيري آن هم راستا نمودن فرآيندهاي بهبود يافته در مسير دستيابي سازمان به نتايج هدف گذاري شده و منطبق بر استراتژيك سازمان است.

بدين معنا (BPM) يك رويكرد منظم نگهداري امن و مبادله اطلاعات يكپارچه براساس شناسايي، طراحي، اجرا، مستندسازي، پايش، كنترل و اندازه‌گيري فرآيندهاي دستي و خودكار كسب و كار با تاكيد بر نوآوري و بهبود مستمر و مبتني بر كاربرد فناوري اطلاعات در حوزه تخصصي فعاليت بنگاه از زنجيره تامين تا بازار است.

مزيت‌هاي استقرار

با توجه به توضيحات مذكور، مزيت‌هاي استقرار چرخه مديريت فرايند كسب و كار با استفاده از ابزارهاي (BPMS) در سازمان عبارتند از:

• شناسايي و مستند سازي وضعيت موجود فرايندهاي بنگاه در بازمهندسي، اصلاح و الكترونيكي كردن آن‌ها
• شناسايي و برقراري شبكه اتوماسيون ارتباطات موثر سازماني به صورت الكترونيكي و يكپارچه با رعايت سطوح دسترسي در چارت سازماني
• طراحي و پياده‌سازي تدريجي فرآيندهاي سازمان به صورت گرافيكي بدون ايجاد خلل در روند جاري انجام امور بنگاه
• امكان رهگيري اقدامات با توجه به سطح دسترسي و تامين داشبورد  و مانيتورينگ مديريتي به منظور بررسي پيشرفت فعاليت‌هاي جاري و نظارت، ارزيابي وظايف و امور محوله به پرسنل تامين امكان گزارش‌ها و تحليل‌هاي اجرايي و مديريتي و شناسايي گلوگاه فرايندها
• قابليت نصب و پياده‌سازي و اجرا برنامه و ماژول‌هاي آن در سيستم عامل‌هاي مختلف كلاينتي ويندوز همانند Windows XP، Vista Windows 7 و سرور بيس همانند  Windows Server 2000, Windows Server 2003, Windows Server2008 و با امكان اتصال به ديتا بيس‌هاي مختلف و كار با مجموعه نرم‌افزارهاي  MS Office
• صرفه جويي در هزينه‌ها و بالا رفتن سرعت اجراي امور در نتيجه افزايش كارايي كاركنان منابع سازمان

موارد كاربرد مديريت فرآيندهاي كسب و كار

• تمامي بنگاه‌هاي اقتصادي و صنعتي كه نيازمند بازمهندسي و يكپارچه سازي فعاليت‌ها مابين بخش‌هاي مختلف در راستاي استراتژي و اهداف خود مي‌باشند.
• تمام سازمان‌هاي دولتي و خصوصي همانند شركت‌هاي بزرگ دولتي، بانك‌ها و مؤسسات مالي، بيمارستان‌ها، واحدهاي بزرگ كسب و كار، بيمه‌ها و شركت‌هاي مخابراتي كه داراي نرم افزارهاي جزيره جهت انجام امور حوزه هاي اداري ، مالي ،ستادي و فني هستند.

فرايند پياده سازي BPMS

• احساس نياز و موافقت مديريت سازمان با بكارگيري BPMS به عنوان يك ضرورت
• ابلاغ رسمي پياده سازي با تعيين شرح وظايف مشاور و كاركنان مرتبط
• تشكيل تيم شناخت وضعيت موجود و مستند و استاندارسازي فرايندهاي متشكل از مشاور و كاركنان
• طراحي، شفاف و ساده‌سازي و رفع نقاط كور فرايندها با قابليت مدل و پياده‌سازي فرايند به زبان شكل‌ها و علائم مرتبط با اهداف و استراتژي‌هاي سازمان
• تدوين دستوالعمل‌هاي گردش كار (فرايند، فعاليت و وظايف)، طراحي كارتابل كاركنان و مدل سازي فرآيندها با استاندارد نرم افزار BPMN با قابليت تغيير، حذف، غيرفعال شدن موقتي و افزودن فرآيند جديد در سيستم است.
• افزودن فرآيندها و مدلسازي آن‌ها و همچنين اعمال تغييرات در فرآيندهاي سازماني با همه جزئيات آن، به موازات آموزش مديريت و كاركنان با نحوه كار با اين سيستم
• تست و اجراي مرحله به مرحله و تحليل سيستم، رديابي، مانيتورينگ و بهينه سازي آن

امكانات و خدمات كاردوك

كاردوك با تكيه بر تيم منابع انساني و مشاورين خبره براي شناخت وضعيت موجود و بازمهندسي  و پياده سازي سيستم هاي بهبود مستمر فرايندهاي كسب و كار طرح‌ها بنگاه‌هاي اقتصادي با استفاده از زيرساخت‌هاي نرم افراري و سخت افزاري اطلاعات مورد نياز پيادسازي  BPMS اعلام آمادگي مي نمايد. همچنين مي توانيد براي اطلاع از چگونگي عارضه يابي سازماني كليك كنيد. ساير خدمات اين مجموعه به شرح زير است.

• مشاوره كسب و كار
• ثبت شركت و تمام امور مربوط به راه اندازي كسب و كار
• خدمات مربوط به جواز كسب و جوازهاي صنعتي
• نوشتن طرح توجيهي براي ارائه به بانك و ساير ارگان ها
• ثبت نام در سامانه هاي مختلف مثل بهين ياب، سيفام و….

براي دريافت مشاوره مديريت كسب و كار مي‌توانيد با كارشناسان مركز مشاوره كسب و كار كاردوك از طريق شماره 02166418908 تماس بگيريد.

منبع: مديريت فرآيندهاي كسب و كار چيست